politique de confidentialité

Politiques

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Procédure de conservation, de destruction et d'anonymisation des informations personnelles

 

1. Aperçu
Il est essentiel d'établir une procédure de conservation, de destruction et d'anonymisation des informations personnelles pour assurer la protection de la vie privée des individus, se conformer aux lois sur la protection des données personnelles, prévenir les incidents de confidentialité et les failles de sécurité, maintenir la confiance des clients et protéger la réputation de l'organisation.

 

2. Objectif
Cette procédure a pour but d'assurer la protection de la vie privée des personnes et de respecter les obligations légales liées à la protection des renseignements personnels.

 

3. Portée
Cette procédure s'applique à l'ensemble du cycle de vie des données personnelles, de la collecte à la destruction. Elle concerne tous les employés et parties prenantes impliqués dans la collecte, le traitement, la conservation, la destruction et l'anonymisation des données personnelles, conformément aux exigences légales et aux meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée.

 

4. Définitions

• Informations personnelles : Toute donnée permettant d’identifier directement ou indirectement une personne.

• Conservation : Stockage sécurisé des données personnelles pendant la durée requise.

• Destruction : Suppression, élimination ou retrait permanent de données personnelles.

• Anonymisation : Procédé qui modifie les données personnelles de sorte qu’elles ne puissent plus, à aucun moment et de manière irréversible, être utilisées pour identifier directement ou indirectement des individus.

 

5. Procédure

5.1 Période de conservation
5.1.1 Les informations personnelles sont classées comme suit :

• Informations relatives aux employés de l'entreprise

• Informations relatives aux membres de l'organisation

• Informations relatives aux clients

5.1.2 Les périodes de conservation pour chaque catégorie sont les suivantes :

• Salariés : 7 ans après la fin de l'emploi

• Membres : Variable selon le type d'informations personnelles

• Clients : Variable selon le type d'informations personnelles

Pour plus de détails, consultez l’inventaire complet des données personnelles détenues.
Remarque : des périodes de conservation spécifiques peuvent s'appliquer.

5.2 Méthodes de stockage sécurisées
5.2.1 Les données personnelles sont stockées dans les emplacements suivants : OneDrive, Wix
5.2.2 Le niveau de sensibilité de chaque lieu de stockage a été évalué.
5.2.3 Ces lieux de stockage, qu’ils soient papier ou numériques, sont adéquatement sécurisés.
5.2.4 L’accès à ces lieux de stockage est réservé au personnel autorisé uniquement.

5.3 Destruction des informations personnelles
5.3.1 Les documents papier doivent être entièrement déchiquetés.
5.3.2 Les données personnelles numériques doivent être complètement supprimées des appareils (ordinateurs, téléphones, tablettes, disques durs externes), des serveurs et des outils basés sur le cloud.
5.3.3 Un calendrier de destruction doit être établi en fonction de la période de conservation établie pour chaque catégorie de données. Les dates de destruction prévues doivent être documentées.
5.3.4 La destruction doit être effectuée de manière à ce que les données ne puissent être récupérées ou reconstituées.

5.4 Anonymisation des informations personnelles
5.4.1 L’anonymisation ne doit avoir lieu que si l’organisation souhaite conserver et utiliser les données à des fins sérieuses et légitimes.
5.4.2 La méthode d’anonymisation choisie est la suivante : les données seront supprimées après la période de conservation.
5.4.3 Les données restantes ne doivent plus permettre, de quelque manière que ce soit, l'identification directe ou indirecte des personnes concernées. Des évaluations régulières du risque de ré-identification doivent être réalisées par des tests et des analyses afin de garantir l'efficacité de l'anonymisation.

Remarque : À la date de publication du présent modèle, l’anonymisation des renseignements personnels à des fins sérieuses et légitimes n’est pas encore autorisée. Un règlement gouvernemental doit être adopté pour en établir les critères et les modalités.

5.5 Formation et sensibilisation du personnel
5.5.1 Une formation régulière doit être dispensée aux employés concernant les procédures de conservation, de destruction et d’anonymisation des données personnelles, ainsi que les risques liés aux atteintes à la vie privée.
5.5.2 Cela comprend également la sensibilisation du personnel aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données et à l’importance de suivre les procédures établies.

 

Dernière mise à jour : 1er février 2025